Effiziente GwG-Prüfung: Digitale Identifizierung leicht gemacht

Doch welche Anforderungen stellt das Geldwäschegesetz (GwG) konkret? Und wie können digitale Lösungen Ihre Prüfprozesse zur Identifizierung optimieren?
 

Warum sind Identifizierung und GwG-Prüfung unverzichtbar?

Eine GwG-Prüfung dient nicht nur dazu, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Sie spielt auch eine zentrale Rolle bei der Risikominimierung für Ihr Unternehmen. Das Geldwäschegesetz verfolgt das Ziel, Finanzströme transparent zu machen und kriminelle Aktivitäten wie Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung frühzeitig zu verhindern. Unternehmen, die diesen Anforderungen nicht nachkommen, setzen sich erheblichen Risiken aus – sowohl rechtlich als auch wirtschaftlich.

Ein schwerwiegendes Problem sind beispielsweise Identitätsbetrug (auch mit KI) und gefälschte Dokumente. In Online-Diensten versuchen Betrüger häufig, durch manipulierte Daten Zugriff auf Systeme oder Vermögenswerte zu erlangen. Ein sicherer Prüfprozess schützt sowohl das Unternehmen als auch seine User vor derartigen Gefahren.

Darüber hinaus erwarten Kundinnen und Kunden heute schnelle und reibungslose Prüfverfahren. Ein zu langwieriger oder umständlicher Prozess führt nicht selten dazu, dass neue User abspringen, bevor der Registrierungsprozess oder die Transaktion abgeschlossen ist. Dies kann besonders für digitale Geschäftsmodelle erhebliche Umsatzeinbußen bedeuten. Die Kombination aus Compliance und einer nahtlosen Benutzererfahrung ist deshalb entscheidend für den Unternehmenserfolg.

Beispiel:
Stellen Sie sich vor, eine neue Kundin möchte ein Kundenkonto bei Ihnen anlegen und muss für die Identitätsprüfung ein Video-Ident-Verfahren durchlaufen. Wenn sie dort lange warten muss, bis sie mit jemandem verbunden wird, ist das für sie ein Dealbreaker. Sie bricht den Prozess ab und wechselt zu einem schnelleren Anbieter. Ein reibungsloser und automatisierter Identifizierungsprozess ist entscheidend, um diese Abbruchraten zu reduzieren. Die Rate der erfolgreich verifizierten User wird signifikant steigen.

Gesetzliche Anforderungen an die Identifizierung und GwG-Prüfung

Das Geldwäschegesetz (§ 11 GwG) legt im Detail fest, welche Maßnahmen zur Identifizierung erforderlich sind. Nach dem Gesetz müssen Unternehmen bei bestimmten Anlässen die Identität ihrer Kundinnen und Kunden feststellen, um Geldwäsche zu verhindern. Zu den Pflichten gehören unter anderem die Erhebung von Angaben wie Name, Geburtsdatum, Anschrift und Ausweisnummer.

Ein wichtiger Teil der Prüfung ist zudem die Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten, wenn die Kundin oder der Kunde für ein Unternehmen handelt. Eine GwG-konforme Identifikation bietet Rechtssicherheit und schützt vor aufsichtsrechtlichen Problemen.

Das Gesetz nennt konkrete Situationen, in denen die Identifizierung verpflichtend ist:

1. Neue Geschäftsbeziehungen:
   Laut § 11 Abs. 1 Nr. 1 GwG ist die Identifizierung dann erforderlich, wenn eine neue Geschäftsbeziehung begründet wird. Dies betrifft jedoch nicht jede Art von Geschäftsbeziehung. Unternehmen des alltäglichen Einzelhandels, wie etwa ein Online-Shop für Kleidung, sind in der Regel von dieser Pflicht ausgenommen.
   Die Vorschriften zielen vor allem auf Branchen ab, die ein erhöhtes Risiko für Geldwäsche aufweisen, darunter Finanzdienstleister, Glücksspielanbieter oder Immobilienmakler.
   
   
2. Hochvolumige Transaktionen:
   Gemäß § 10 Abs. 6 GwG muss eine Identifizierung auch dann erfolgen, wenn eine einzelne Transaktion oder mehrere miteinander verbundene Transaktionen den Betrag von 10.000 Euro überschreiten. Diese Regelung betrifft sowohl Barzahlungen als auch Überweisungen und Ähnliches.
   
   
3. Verdachtsfälle:
   Wenn Anhaltspunkte für Geldwäsche bestehen, sind Unternehmen verpflichtet, die Identität der Kundschaft zu prüfen und gegebenenfalls eine Verdachtsmeldung abzugeben. Auch hierzu sind im GwG detaillierte Prüf- und Dokumentationspflichten vorgesehen.

Zu den wesentlichen Elementen der Identifizierung nach GwG gehören:

• Prüfung amtlicher Dokumente: Kundinnen und Kunden müssen ein gültiges Ausweisdokument (Personalausweis, Reisepass) vorlegen. Dieses Dokument wird auf Echtheit und Gültigkeit überprüft.
• Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter: Bei juristischen Personen müssen Unternehmen herausfinden, wer tatsächlich die Kontrolle über die Organisation ausübt.
• Risikomanagement: Abhängig von den individuellen Gegebenheiten – z. B. bei politisch exponierten Personen (PEP-Prüfung) – müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden.
• Dokumentation und Aufbewahrung: Die erhobenen Daten müssen vollständig dokumentiert und für mindestens fünf Jahre sicher gespeichert werden.
  
  

Herausforderungen bei der Umsetzung einer GwG-Prüfung

Viele Unternehmen sind sich der Komplexität der GwG-Prüfung oft erst bewusst, wenn sie tatsächlich mit der Umsetzung beginnen. Manuelle Prozesse stoßen schnell an ihre Grenzen, da sie zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer skalierbar sind. Dadurch kommt es häufig zu folgenden Herausforderungen:

1. Zeitaufwendige Schulungen und manuelle Prozesse:
   Die Durchführung manueller Prüfverfahren ist stark von der Verfügbarkeit geschulter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abhängig. Das Lernen und die kontinuierliche Schulung in der Prüfung von Dokumenten sind zeitaufwändig und lassen sich nicht schnell genug skalieren, um bei steigender Nachfrage mitzuhalten. Unternehmen geraten dabei an ihre Kapazitätsgrenzen, was neue User frustriert.
   
   
2. Hohe Abbruchraten:
   Lange und komplizierte Prüfverfahren schrecken viele Kundinnen und Kunden ab. Dies gilt insbesondere für digitale Dienste, bei denen User schnelle und unkomplizierte Prozesse erwarten.
   
   
3. Fehlende Prozessintegration:
   In vielen Unternehmen sind Prüfungen und Risikoanalysen nicht ausreichend in die bestehenden Systeme integriert. Dies führt zu ineffizienten Workflows, langsamen Datentransfers und erhöht die Betriebskosten der Identitätsprüfung.
   
   

Digitale Lösungen für die GwG-konforme Identifizierung

Digitale Prüfverfahren ermöglichen es Unternehmen, die Anforderungen des Geldwäschegesetzes schnell und effizient umzusetzen. (Teil-)automatisierte Systeme reduzieren nicht nur die manuelle Arbeitsbelastung, sondern sorgen auch für eine höhere Genauigkeit und Skalierbarkeit.

Zu den zentralen Technologien zählen:

• Biometrische Verifizierung: Ein (automatisierter) Abgleich des Gesichts mit dem Ausweisbild sorgt für zusätzliche Sicherheit.
• NFC-Ausweisdatenprüfung: Daten können direkt aus elektronischen Ausweisen ausgelesen und manipulationssicher überprüft werden.
• Automatisierte Dokumentenprüfung: KI-basierte Systeme erkennen gefälschte Dokumente in Sekunden.
  
  

PXL Vision: Ihr Partner für eine effiziente GwG-Prüfung  

Wir unterstützen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Prozesse im Zusammenhang mit der Identifizierung und GwG-Prüfung. Unsere Technologien sind flexibel anpassbar und lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren.

Unsere zentralen Leistungen:

• Automatisierte Dokumentenprüfung: Schnelle und sichere Verifikation amtlicher Ausweisdokumente.
• Biometrische Verifizierung: Gesichtserkennung und Lebenderkennung verhindern Manipulationen durch gefälschte Identitäten.
• Skalierbarkeit: Unsere Lösungen wachsen mit Ihrem Unternehmen und sind ideal für digitale Geschäftsmodelle mit hohen Kundenzahlen.

Mit unseren Lösungen können Unternehmen sowohl die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen als auch das Onboarding erheblich beschleunigen.

Warum jetzt handeln? Optimieren Sie Ihre GwG-Prüfung

Die Anforderungen an die Identifizierung gemäß Geldwäschegesetz sind eine Herausforderung. Unternehmen, die frühzeitig auf moderne Technologien setzen, stellen nicht nur Compliance sicher, sondern verbessern auch die Kundenerfahrung im Onboarding.

Schnelle und sichere Prüfprozesse stärken das Vertrauen der Kundinnen und Kunden und verbessern die betriebliche Effizienz. Nutzen Sie die innovativen Lösungen von PXL Vision und gestalten Sie Ihre Prüfprozesse zukunftssicher.

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