Effiziente GwG-Prüfung: Digitale Identifizierung leicht gemacht

Doch welche Anforderungen stellt das Geldwäschegesetz (GwG) konkret? Und wie können digitale Lösungen Ihre Prüfprozesse zur Identifizierung optimieren?

Warum sind Identifizierung und GwG-Prüfung unverzichtbar?

Eine GwG-Prüfung dient nicht nur dazu, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Sie spielt auch eine zentrale Rolle bei der Risikominimierung für Ihr Unternehmen. Das Geldwäschegesetz verfolgt das Ziel, Finanzströme transparent zu machen und kriminelle Aktivitäten wie Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung frühzeitig zu verhindern. Unternehmen, die diesen Anforderungen nicht nachkommen, setzen sich erheblichen Risiken aus – sowohl rechtlich als auch wirtschaftlich.

Ein schwerwiegendes Problem sind beispielsweise Identitätsbetrug (auch mit KI) und gefälschte Dokumente. In Online-Diensten versuchen Betrüger häufig, durch manipulierte Daten Zugriff auf Systeme oder Vermögenswerte zu erlangen. Ein sicherer Prüfprozess schützt sowohl das Unternehmen als auch seine User vor derartigen Gefahren.

Darüber hinaus erwarten Kundinnen und Kunden heute schnelle und reibungslose Prüfverfahren. Ein zu langwieriger oder umständlicher Prozess führt nicht selten dazu, dass neue User abspringen, bevor der Registrierungsprozess oder die Transaktion abgeschlossen ist. Dies kann besonders für digitale Geschäftsmodelle erhebliche Umsatzeinbußen bedeuten. Die Kombination aus Compliance und einer nahtlosen Benutzererfahrung ist deshalb entscheidend für den Unternehmenserfolg.

Beispiel:
Stellen Sie sich vor, eine neue Kundin möchte ein Kundenkonto bei Ihnen anlegen und muss für die Identitätsprüfung ein Video-Ident-Verfahren durchlaufen. Wenn sie dort lange warten muss, bis sie mit jemandem verbunden wird, ist das für sie ein Dealbreaker. Sie bricht den Prozess ab und wechselt zu einem schnelleren Anbieter. Ein reibungsloser und automatisierter Identifizierungsprozess ist entscheidend, um diese Abbruchraten zu reduzieren. Die Rate der erfolgreich verifizierten User wird signifikant steigen.

Gesetzliche Anforderungen an die Identifizierung und GwG-Prüfung

Die gesetzliche Grundlage für die Identifizierung von Kundinnen und Kunden zur Geldwäscheprävention ist im deutschsprachigen Raum weitgehend harmonisiert – mit spezifischen Regelungen in Deutschland, der Schweiz und Österreich. Ziel ist es in allen drei Ländern, Finanzströme transparent zu machen, wirtschaftlich Berechtigte zu identifizieren und Verdachtsmomente frühzeitig zu erkennen.

In Deutschland ist die Identifizierung im Rahmen der GwG-Prüfung im Geldwäschegesetz (GwG) geregelt. Nach § 11 GwG sind Unternehmen verpflichtet, bei bestimmten Anlässen die Identität ihrer Kundinnen und Kunden festzustellen. Dazu gehört die Erhebung von Angaben wie Name, Geburtsdatum, Wohnanschrift, Ausweisnummer und Staatsangehörigkeit. Zusätzlich müssen Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten erhoben werden, sofern die Person im Namen eines Unternehmens handelt. Eine GwG-konforme Identifikation bietet Rechtssicherheit und schützt vor aufsichtsrechtlichen Konsequenzen. 

Das Gesetz nennt konkrete Fälle, in denen eine Identifizierung verpflichtend ist:

• Neue Geschäftsbeziehungen: Laut § 11 Abs. 1 Nr. 1 GwG muss eine Identifizierung erfolgen, sobald eine neue Geschäftsbeziehung aufgenommen wird. Dies gilt insbesondere für risikobehaftete Branchen wie Finanzdienstleistungen, Glücksspiel oder Immobilienvermittlung. Der Einzelhandel ist in der Regel davon ausgenommen – etwa beim einfachen Online-Kauf eines Alltagsprodukts wie Socken.
• Hochvolumige Transaktionen: Gemäß § 10 Abs. 6 GwG ist auch bei einer einzelnen Transaktion über 10.000 Euro oder mehreren zusammenhängenden Transaktionen eine Identitätsprüfung verpflichtend.
• Verdachtsfälle: Liegen Anhaltspunkte für Geldwäsche vor, sind Unternehmen verpflichtet, die Identität der betroffenen Personen zu prüfen und gegebenenfalls eine Verdachtsmeldung abzugeben.

In der Schweiz ist die Geldwäschereiprävention im Bundesgesetz über die Bekämpfung der Geldwäscherei und der Terrorismusfinanzierung (Geldwäschereigesetz, GwG, SR 955.0) geregelt. Die zentrale Aufsichtsbehörde ist die FINMA. Finanzintermediäre wie Banken, Versicherungen oder Vermögensverwalter sind verpflichtet, die Identität ihrer Kundinnen und Kunden festzustellen, wirtschaftlich Berechtigte zu identifizieren und verdächtige Aktivitäten zu melden. Die Pflichten zur Identifizierung sind in den Artikeln 3 bis 5 des Schweizer GwG konkretisiert.

Auch in Österreich bestehen entsprechende Vorgaben im Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG). Es verpflichtet unter anderem Kredit- und Finanzinstitute, Versicherungsunternehmen sowie bestimmte Berufsgruppen zur Identitätsprüfung. Auch hier sind die Prüfung wirtschaftlich Berechtigter, die Durchführung einer Risikoanalyse und die Meldung verdächtiger Transaktionen gesetzlich vorgeschrieben. Zuständig ist in der Regel die FMA (Finanzmarktaufsicht Österreich), je nach Berufsgruppe auch berufsständische Aufsichtsorgane wie die Rechtsanwalts- oder Notariatskammer.

Unabhängig vom Land gilt: Eine gesetzeskonforme Identitätsprüfung muss bestimmte Grundelemente erfüllen, die sich länderübergreifend sehr ähneln:

• Prüfung amtlicher Dokumente: Gültige Ausweise (z. B. Personalausweis, Reisepass) müssen auf Echtheit geprüft werden.
• Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter: Bei juristischen Personen muss nachvollziehbar sein, wer die Kontrolle über das Unternehmen ausübt.
• Risikomanagement: Zusätzliche Prüfungen sind erforderlich, etwa bei politisch exponierten Personen (PEP-Prüfung).
• Dokumentation und Aufbewahrung: Alle erhobenen Daten müssen vollständig erfasst und über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum – in der Regel mindestens fünf Jahre – sicher archiviert werden.
  
  

Herausforderungen bei der Umsetzung einer GwG-Prüfung

Viele Unternehmen sind sich der Komplexität der GwG-Prüfung oft erst bewusst, wenn sie tatsächlich mit der Umsetzung beginnen. Manuelle Prozesse stoßen schnell an ihre Grenzen, da sie zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer skalierbar sind. Dadurch kommt es häufig zu folgenden Herausforderungen:

1. Zeitaufwendige Schulungen und manuelle Prozesse:
   Die Durchführung manueller Prüfverfahren ist stark von der Verfügbarkeit geschulter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abhängig. Das Lernen und die kontinuierliche Schulung in der Prüfung von Dokumenten sind zeitaufwändig und lassen sich nicht schnell genug skalieren, um bei steigender Nachfrage mitzuhalten. Unternehmen geraten dabei an ihre Kapazitätsgrenzen, was neue User frustriert.
   
   
2. Hohe Abbruchraten:
   Lange und komplizierte Prüfverfahren schrecken viele Kundinnen und Kunden ab. Dies gilt insbesondere für digitale Dienste, bei denen User schnelle und unkomplizierte Prozesse erwarten.
   
   
3. Fehlende Prozessintegration:
   In vielen Unternehmen sind Prüfungen und Risikoanalysen nicht ausreichend in die bestehenden Systeme integriert. Dies führt zu ineffizienten Workflows, langsamen Datentransfers und erhöht die Betriebskosten der Identitätsprüfung.
   
   

Digitale Lösungen für die GwG-konforme Identifizierung

Digitale Prüfverfahren ermöglichen es Unternehmen, die Anforderungen des Geldwäschegesetzes schnell und effizient umzusetzen. (Teil-)automatisierte Systeme reduzieren nicht nur die manuelle Arbeitsbelastung, sondern sorgen auch für eine höhere Genauigkeit und Skalierbarkeit.

Zu den zentralen Technologien zählen:

• Biometrische Verifizierung: Ein (automatisierter) Abgleich des Gesichts mit dem Ausweisbild sorgt für zusätzliche Sicherheit.
• NFC-Ausweisdatenprüfung: Daten können direkt aus elektronischen Ausweisen ausgelesen und manipulationssicher überprüft werden.
• Automatisierte Dokumentenprüfung: KI-basierte Systeme erkennen gefälschte Dokumente in Sekunden.
  
  

PXL Vision: Ihr Partner für eine effiziente GwG-Prüfung  

Wir unterstützen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Prozesse im Zusammenhang mit der Identifizierung und GwG-Prüfung. Unsere Technologien sind flexibel anpassbar und lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren.

Unsere zentralen Leistungen:

• Automatisierte Dokumentenprüfung: Schnelle und sichere Verifikation amtlicher Ausweisdokumente.
• Biometrische Verifizierung: Gesichtserkennung und Lebenderkennung verhindern Manipulationen durch gefälschte Identitäten.
• Skalierbarkeit: Unsere Lösungen wachsen mit Ihrem Unternehmen und sind ideal für digitale Geschäftsmodelle mit hohen Kundenzahlen.

Mit unseren Lösungen können Unternehmen sowohl die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen als auch das Onboarding erheblich beschleunigen.

Warum jetzt handeln? Optimieren Sie Ihre GwG-Prüfung

Die Anforderungen an die Identifizierung gemäß Geldwäschegesetz sind eine Herausforderung. Unternehmen, die frühzeitig auf moderne Technologien setzen, stellen nicht nur Compliance sicher, sondern verbessern auch die Kundenerfahrung im Onboarding.

Schnelle und sichere Prüfprozesse stärken das Vertrauen der Kundinnen und Kunden und verbessern die betriebliche Effizienz. Nutzen Sie die innovativen Lösungen von PXL Vision und gestalten Sie Ihre Prüfprozesse zukunftssicher.

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