Know Your Customer:
KYC einfach erklärt

Lesen Sie hier alles Wichtige zum Thema KYC. Erfahren Sie, wie Sie mit unseren Lösungen Ihre KYC-Prozesse effizienter und digital gestalten können.

KYC Experten kontaktieren

Mit jedem Kundenkontakt steigt auch die Verantwortung. Unternehmen, die online Konten eröffnen, Finanztransaktionen abwickeln
oder Verträge schließen, stehen vor einer zentralen Herausforderung: Sie müssen wissen, mit wem sie es zu tun haben.
Denn Kriminelle nutzen digitale Schlupflöcher, um Geld zu waschen, Identitäten zu fälschen oder Scheinfirmen einzuschleusen.
„Know Your Customer“ (kurz KYC) begegnet dieser Bedrohung mit klaren Regeln. Wer Kund:innen und Geschäftspartner:innen eindeutig
identifiziert, erfüllt gesetzliche Anforderungen und schafft die Grundlage für langfristige Kundenbeziehungen.

DEFINITION Was ist KYC?

KYC steht für „Know Your Customer“. Ein standardisiertes Prüfverfahren, das Kund:innen und Geschäftspartner:innen eindeutig identifiziert. Ursprünglich im Bankwesen eingeführt, ist KYC heute Pflicht in zahlreichen Branchen: Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Immobilienmakler:innen, Notar:innen, Steuerkanzleien und viele mehr müssen gesetzlich sicherstellen, dass sie keine Geschäftsbeziehungen mit nicht verifizierten Personen oder Unternehmen eingehen. Mittlerweile ist KYC auch im Kryptobereich wichtig.

KYC ist Teil des Compliance-Managements und schützt Unternehmen vor:

Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
Betrug und Identitätsdiebstahl
Reputationsschäden und Bußgeldern, Haftstrafen sowie dem drohenden Entzug der Geschäftserlaubnis

DUE DILIGENCE KYC als Teil des Due-Diligence-Prozesses

Besonders im B2B-Kontext ist KYC eine zentrale Säule des sogenannten Due-Diligence-Prozesses, der vor Geschäftsabschlüssen potenzielle Risiken prüft. Auch juristische Personen müssen geprüft werden, das nennt man dann Know Your Business (KYB). Unternehmen müssen dabei u. a. Daten wie Unternehmensname, Rechtsform, wirtschaftliche Berechtigte, Handelsregisternummer sowie entsprechende Nachweise zu Gründung, Abschlüssen etc. bereitstellen. Für Schweizer Unternehmen sind je nach Rechtsform zusätzlich Statuten sowie USt-ID oder MWST-Nr. vorzulegen.

Bei der Prävention von Geldwäsche- und Wirtschaftskriminalität spielt die KYC-Sorgfaltspflicht eine wichtige Rolle. Kernstück ist letztlich die Wissensprüfung Ihrer Kunden. Das bedeutet, dass auch geschäftliche Partnerunternehmen sorgfältig geprüft werden sollten.

Wer ist zur KYC-Prüfung verpflichtet?

Die Verpflichtung zur Durchführung von KYC-Prüfungen ergibt sich je nach Verpflichteten u.a. aus der EU-Geldwäscheverordnung, dem Geldwäschegesetz (GwG) sowie internationalen Standards (FATF, UK Bribery Act etc.) oder Branchenregulatorik.

Eine Pflicht zur KYC-Prüfung besteht insbesondere für:

Banken & Kreditinstitute
Versicherungsunternehmen
Kryptobörsen & Finanzplattformen
Versicherungs- und Immobilienmakler:innen
Wett- und Glücksspielunternehmen
Rechtsanwält:innen, Notar:innen, Steuerberater:innen
Kunst-, Edelmetall- & Schmuck-Händler:innen

Auch digitale Anbieter:innen von Gaming- oder Streaming-Plattformen können je nach Risikoprofil verpflichtet sein, KYC-konforme Verfahren zur Online-Identifikation oder Altersverifizierung zu integrieren.

Erfasst werden dürfen u. a.:

Ausweisdaten

Wirtschaftliche Eigentumsverhältnisse & Beschäftigungsverhältnis

Risikobewertungen & Herkunft der Mittel

(z. B. via Adressbescheinigung oder Kontoauszug)

relevante Unternehmensdaten

Interne Prüfprotokolle

KYC-Verifizierung für Einzelpersonen

Bei natürlichen Personen liegt der Fokus auf:

Identitätsnachweis (z. B. Pass, Ausweis)
Adressnachweis (z. B. Stromrechnung)
Prüfung biometrischer Merkmale
ggf. PEP- oder Risikoabgleich

PROCESS Der KYC-Prozess: Schritt für Schritt erklärt

Ein vollständiger KYC-Prozess besteht nicht nur aus einem einfachen Dokumenten-Upload und anschließender Prüfung. Vielmehr ist es ein mehrstufiges Prüfverfahren, das je nach Risiko, Branche und Kundenart (Einzelperson oder Unternehmen) variiert. Der für den Endkunden sichtbare KYC-Prozess dauert nur wenige Minuten, aber der Verifizierungsprozess selbst im Hintergrund kann bis zu 48 Stunden dauern. Denn in der Regel folgen nach der Verifikation im Frontend der Software mehrere Datenabgleiche und Checks im Backend.

Der Prozess läuft in folgenden Schritten ab:

1. Kundenidentifikation

Der erste Schritt ist die eindeutige Identifikation der Vertragspartner:innen. Hierbei werden typische Ausweisdokumente wie Personalausweis, Reisepass oder Führerschein erfasst. Die Prüfung kann klassisch in einer Filiale oder vollständig digital via eKYC erfolgen.

2. Authentifizierung und Dokumentenprüfung

Dokumente müssen auf Echtheit, Gültigkeit und Übereinstimmung mit der Person überprüft werden. In digitalen Prozessen geschieht dies per KI-gestützter Analyse und Biometrie, z. B. mit Selfie-Ident.

3. UBO-Ermittlung & Risikoprofil

Bei Unternehmen wird geprüft, wer der „Ultimate Beneficial Owner“ (UBO) ist, also wer wirtschaftlich berechtigt ist. Darüber hinaus erfolgt eine Bewertung der Risikofaktoren (z. B. Herkunft der Mittel, politisch exponierte Person, PEP-Listen-Abgleich).

4. Sanktionslisten & Compliance-Checks

Kund:innen- oder Unternehmensdaten werden mit nationalen und internationalen Sanktionslisten abgeglichen. Hierbei geht es nicht nur um Terrorismusprävention, sondern auch um globale wirtschaftliche Sicherheit.

5. Revisionssichere Dokumentation

Alle erhobenen Daten, Bewertungen und Entscheidungen müssen rechtssicher dokumentiert und mindestens fünf Jahre lang gespeichert werden – gemäß § 8 GwG.

Rechtliche Grundlagen

Die rechtliche Verpflichtung zur Durchführung von KYC-Prüfungen ergibt sich aus mehreren Regelwerken, unter anderem:

die EU-Geldwäscherichtlinien in Kombination mit der eIDAS 2.0
dem Geldwäschegesetz (GwG) in Deutschland, §§ 10–12
dem Schweizer Geldwäschereigesetz (GwG, SR 955.0)
der Sorgfaltspflicht gemäß FINMA-Rundschreiben 2016/7
den Reglementen der Selbstregulierungsorganisationen (SRO) wie VQF oder ARIF
internationalen Vorgaben der FATF sowie dem UK Bribery Act / UK Modern Slavery Act sowie Financial Action Task Force (FATF)

In der Schweiz sind insbesondere Finanzintermediäre, Treuhänder, Vermögensverwalter, Versicherungen und Edelmetallhändler:innen verpflichtet, KYC-Prüfungen durchzuführen – gem. Art. 2–5 GwG (CH).

Mit PXL GwG Ident bietet PXL Vision hierfür eine dedizierte SaaS-Lösung, die einen vollständig digitalen, FINMA-konformen Onboarding-Prozess inklusive Qualifizierter Elektronischer Signatur (QES) ermöglicht – komplett ohne Medienbruch oder Papierkram.

eKYC: Die digitale Zukunft der Identitätsprüfung

Bei digital durchgeführten Prozessen spricht man von eKYC (electronic Know Your Customer). Die Vorteile liegen auf der Hand:

hohe Geschwindigkeit
medienbruchfreies Onboarding
reduzierter manueller Aufwand
bessere Conversion Rate
skalierbare Compliance-Prozesse

eKYC ist nicht nur schneller, es ist vor allem kosteneffizient und für global operierende digitale Unternehmen unverzichtbar.

SOLUTION KYC-Pflicht, Schutz und Chance in einem

Ein reibungsloser und regulatorisch sauberer KYC-Prozess ist weniger eine gesetzliche Notwendigkeit, als ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die frühzeitig auf volldigitale KYC-Verfahren setzen, schützen sich vor rechtlichen Risiken, beschleunigen interne Prozesse und stärken das Vertrauen ihrer Kund:innen.
Einen spezialisierten Anbieter wie PXL Vision für den wichtigen, ersten Schritt der Identitätsprüfung im KYC-Prozess einzusetzen, hilft Betrugsrisiken genau dort zu senken, wo sie entstehen: Beim Beginn einen Geschäftsbeziehung. Weitere Module wie Sanktionslisten- oder PEP-Prüfung sowie AML-Screening lassen sich über eine API-Integration komfortabel von spezialisierten Anbietern hinzufügen.

Im KYC hat sich wie in anderen Software-gestützen Prozessen ein Best-of-Breed als ideal herauskristallisiert. Ganz gleich, ob im Finanzsektor, Versicherer E-Commerce, Legal-Tech oder digitales Plattformgeschäft: Wer seine Architektur flexibel hält und mit Spezialisten arbeitet, wird langfristig zu den Gewinnern zählen.

Fragen und Antworten zu KYC

Wann ist KYC verpflichtend?

Immer dann, wenn ein erhöhtes Risiko besteht, etwa bei Finanztransaktionen, Kontoeröffnungen oder Immobilienkäufen. Branchen wie Banken, Versicherungen, Notar:innen oder Kryptobörsen sind gesetzlich zur KYC-Prüfung verpflichtet.

Was ist der Unterschied zwischen KYC und AMLR?

KYC ist ein Teilbereich von AMLR (Anti-Money Laundering Regulation). Während KYC die Identifikation betrifft, umfasst AMLR alle Maßnahmen zur Geldwäscheprävention – inklusive Transaktionsmonitoring und Verdachtsmeldungen.

Welche Unterlagen sind für einen KYC-Check nötig?

In der Regel: ein gültiges amtliches Ausweisdokument (auf der Farbkopie müssen Name, Geburtsdatum, Ablaufdatum und Foto deutlich erkennbar sein) sowie ein Adressnachweis (z. B. Stromrechnung oder Kontoauszug), der nicht älter als 3 Monate sein darf. Bei juristischen Personen (KYB) sind zudem Nachweise wie Handelsregisterauszüge oder UBO-Angaben nötig.

Was passiert, wenn ein automatischer KYC-Check fehlschlägt?

Eine schlechte Kameraauflösung, schwierige Lichtverhältnisse oder ein leicht beschädigtes Ausweisdokument oder defekte NFC-Funktionalität können dazu führen, dass eine KI-Lösung die Identität nicht sofort zu 100 % verifizieren kann. Um in solchen Fällen den/die Kund:in nicht zu verlieren (Vermeidung von Conversion-Verlusten), greift ein sogenannter Hybrid-Ansatz. Das System leitet den Fall automatisch an ein internes oder externes Compliance-Team weiter (Manual Review). Diese Expert:innen können das Dokument in Sekundenschnelle manuell prüfen und freigeben, ohne dass der/die Nutzer:in den Onboarding-Prozess komplett neu starten muss.

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