Qualifizierte elektronische Signatur (QES) im Überblick

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) gewinnt in einer zunehmend papierlosen und digitalisierten Welt immer mehr an Bedeutung. Sie bietet eine zuverlässige Methode zur Wahrung von Authentizität und Rechtsverbindlichkeit elektronischer Dokumente.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, ist eine fortgeschrittene Form der elektronischen Unterschrift und ist rechtlich gesehen der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie wird durch kryptographische Verfahren erzeugt und verifiziert die Identität des Unterzeichners sowie die Integrität des signierten Dokuments.

Im Gegensatz zu herkömmlichen digitalen Signaturen erfüllt die QES strenge Sicherheits- und Authentizitätsstandards nach gesetzlichen Vorgaben, um die Unveränderbarkeit und Verbindlichkeit elektronischer Dokumente sicherzustellen.

Die qualifizierte elektronische Signatur gilt branchenübergreifend – in der Wirtschaft, im Gesundheitswesen, bei juristischen Unterlagen oder in der öffentlichen Verwaltung – als vertrauenswürdiges und sicheres Mittel für den digitalen Dokumentenaustausch. Ihre Anwendung reicht zum Beispiel von Vertragsunterzeichnungen über Behördenanträge bis hin zu elektronischen Rechnungen.

Durch den Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen lassen sich Vertragsabschlüsse und sonstige Geschäftsprozesse deutlich beschleunigen. Dokumente können unabhängig von ihrem Standort in Echtzeit unterzeichnet werden. Darüber hinaus reduziert die QES den Verwaltungs- und Papieraufwand erheblich, da aufwändige Prozesse wie das Ausdrucken, Unterschreiben, Scannen und Versenden von Dokumenten entfallen.

Elektronische Signatur und qualifizierte elektronische Signatur: Unterschiede

Die eIDAS-Verordnung definiert und unterscheidet folgende Arten elektronischer Signaturen:

1. Einfache elektronische Signaturen (SES): Einfache elektronische Signaturen (SES von "Simple Electronic Signature") umfassen alle Formen der elektronischen Kennzeichnung oder Bestätigung, die die Integrität eines Dokuments sicherstellen sollen. Sie können per E-Mail, Klick oder digitalen Unterschriftenpad erstellt werden und sind rechtlich anerkannt. Allerdings schwankt das Sicherheitsniveau, da SES nur die Identität des Unterzeichners mit geringer Gewissheit bestätigen und leichter manipulierbar sind als höherwertige Signaturen. Sie bieten grundlegenden Schutz, sind aber für sensible Transaktionen weniger geeignet.
   
   
2. Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES): Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES von "Adwanced Electronic Signature") bieten eine zeitgemäße Alternative zur handschriftlichen Unterschrift in digitalen Geschäftsprozessen. Sie garantieren, dass das Dokument nach dem Signieren unverändert und vor Manipulation geschützt bleibt. Dies geschieht mit Hilfe eines Signaturschlüssels. Rechtlich entspricht die FES der eigenhändigen Unterschrift und sichert elektronische Transaktionen und Geschäftsprozesse zuverlässig ab.
   
   
3. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES): Qualifizierte elektronische Signaturen repräsentieren die sicherste Form elektronischer Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung. Sie erfordern eine eindeutige Verifizierung des Unterzeichners durch einen zertifizierten Dienst und erfüllen strenge rechtliche Kriterien. QES haben die gleiche Rechtsgültigkeit wie handschriftliche Unterschriften und gewährleisten höchste Sicherheit und Rechtskonformität.

Der wesentliche Unterschied besteht also in der Verifizierung der Identität des Unterzeichners. Diese erfolgt bei einer qualifizierten elektronischen Signatur durch einen akkreditierten Zertifizierungsdienst. Eine QES bietet mehr Verlässlichkeit und Rechtssicherheit als eine einfache elektronische Signatur, die in erster Linie die Integrität des Dokuments gewährleistet.

Wozu benötigt man eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die 2022 eingeführten Änderungen des Nachweisgesetzes fordern für digitale Dokumente im Arbeitsrecht wie Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen einen rechtsverbindlichen und nachweisbaren Authentizitätsnachweis. Hier kommt die QES ins Spiel, da sie genau das bei Fernsignaturen in rechtlich sensiblen Dokumenten sicherstellt.

Die qualifizierte elektronische Signatur nimmt gerade im elektronischen Datenverkehr eine essenzielle Rolle ein. Neben der Sicherung der Rechtsverbindlichkeit elektronischer Dokumente ermöglicht sie außerdem einen sicheren Austausch von Informationen und Geschäftsdaten zwischen den beteiligten Parteien. Besonders in Wirtschaftsbeziehungen oder Behördenangelegenheiten wird dieser Aspekt relevant, da hier die rechtliche Sicherheit und Authentizität von Dokumenten unerlässlich sind.

Ein weiterer zentraler Zweck der QES liegt im Identitätsnachweis. Sie bestätigt eindeutig die Identität des Unterzeichners und gewährleistet nicht nur die Integrität des unterschriebenen Dokuments, sondern auch die Verbindlichkeit der Person, die es signiert hat. Das ist besonders wichtig, um die Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit elektronischer Transaktionen zu erhöhen und Identitätsbetrug vorzubeugen.

Zudem ist der Einsatz der QES erforderlich, wenn herkömmliche elektronische Signaturen die notwendigen Sicherheitsstandards nicht erfüllen. Das ist meistens der Fall bei sensiblen Verträgen, behördlichen Dokumenten oder Finanztransaktionen, wo höchste Sicherheit und Rechtsgültigkeit gefordert sind.

Eine qualifizierte elektronische Signatur erstellen: So funktioniert es

Für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur ist eine Signaturkarte erforderlich, die ein elektronisches Zertifikat eines nach der eIDAS-Verordnung anerkannten Zertifizierungsdienstes enthält. Das Zertifikat bestätigt die Identität des Unterzeichners und enthält verschlüsselte Informationen, die für die Erstellung und Überprüfung der Signatur benötigt werden.

Qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen werden von (öffentlichen und privaten) Anbietern zur Verfügung gestellt, denen von einer zuständigen nationalen Behörde ein qualifizierter Status zuerkannt wurde, der in den nationalen "vertrauenswürdigen Listen" der EU-Mitgliedstaaten verzeichnet ist. Auf diese Listen kann über den Browser für vertrauenswürdige Listen zugegriffen werden.

Die Verschlüsselung spielt bei der Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur eine entscheidende Rolle. Der Prozess basiert auf einem kryptografischen Schlüsselpaar: dem privaten Signaturschlüssel und dem dazugehörigen öffentlichen Schlüssel.

Der private Signaturschlüssel ist nur dem Unterzeichner zugänglich und Teil dieses Schlüsselpaares. Er ist kryptographisch verschlüsselt und wird vom Anbieter des qualifizierten Zertifikats auf einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit zur Verfügung gestellt.

Demgegenüber steht der öffentliche Schlüssel, der direkt vom privaten Signaturschlüssel abgeleitet ist. Dieser öffentliche Schlüssel ist für jeden zugänglich und wird verwendet, um die Signatur zu verifizieren. Er kann Dokumente entschlüsseln, die mit dem entsprechenden privaten Signaturschlüssel signiert wurden. So wird die Authentizität der Signatur und des Unterzeichners bestätigt.

Das qualifizierte Zertifikat, ausgestellt vom Trust Service Provider, fungiert als Bindeglied zwischen den beiden Schlüsseln und bestätigt sowohl ihre Zugehörigkeit als auch die Identität des Unterzeichners. Es garantiert, dass der öffentliche Schlüssel tatsächlich zum entsprechenden privaten Signaturschlüssel gehört.

Verträge mit qualifizierter elektronischer Signatur abschließen

Um Verträge mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) zu unterzeichnen, müssen die folgenden Schritte befolgt werden:

1. Auswahl eines vertrauenswürdigen Anbieters: Suchen Sie einen vertrauenswürdigen Anbieter von QES-Diensten, der von einer anerkannten Zertifizierungsstelle (Trust Service Provider) zertifiziert ist. Beispiele für solche Anbieter sind D-Trust (ein Unternehmen der Bundesdruckerei), SwissSign oder GlobalSign.
   
   
2. Registrierung und Identifizierung: Melden Sie sich beim Anbieter an und durchlaufen Sie den Identifizierungsprozess. Dies kann persönlich vor Ort oder remote per Video-Ident- oder Auto-Ident-Verfahren erfolgen. Dabei müssen Sie Ihre Identität durch amtliche Dokumente wie Personalausweis oder Reisepass nachweisen.
   
   
3. Nutzung der Signatursoftware: Rufen Sie die vom Anbieter bereitgestellte Software oder Anwendung auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät auf. Mit dieser Software können Sie Dokumente signieren.
   
   
4. Erhalt eines Signaturzertifikats: Nach erfolgreicher Identifizierung erhalten Sie ein qualifiziertes Fernzertifikat, das für die elektronische Signatur verwendet wird.
   
   
5. Bereiten Sie das Dokument vor: Öffnen Sie das zu signierende Dokument in der Signatursoftware.
   
   
6. Dokument signieren: Wählen Sie in der Software die Option zum Signieren des Dokuments. Je nach Anbieter und Gerät müssen Sie möglicherweise eine PIN oder ein Passwort eingeben, um die Signatur zu bestätigen. Das Dokument ist nun elektronisch signiert und mit Ihrem Zertifikat verknüpft.
   
   
7. Prüfen der Signatur: Nach dem Signieren kann die Gültigkeit der QES geprüft werden. Dies kann durch die Signatursoftware oder durch spezielle Verifizierungsdienste erfolgen, die sicherstellen, dass die Signatur echt und das Dokument unverändert ist.
   

Welche Anforderungen gibt es an die qualifizierte elektronische Signatur?

Nach der eIDAS-Verordnung müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein, um eine Signatur als qualifiziert zu klassifizieren. Die nachfolgende Tabelle bietet einen zusammenfassenden Überblick über die spezifischen Anforderungen, die an eine qualifizierte elektronische Signatur gestellt werden:

Die rechtliche Grundlage der qualifizierten elektronischen Signatur

Die rechtliche Grundlage der qualifizierten elektronischen Signatur ist in sämtlichen EU-Mitgliedsstaaten als auch in der Schweiz verankert und gewährleistet ihre rechtliche Verbindlichkeit. Die QES wird juristisch auf einer Stufe mit einer normalen Unterschrift auf Papier angesehen. Sie wird daher auch in rechtlichen Kontexten als verbindliche Form der elektronischen Unterzeichnung akzeptiert.

Seit 2016 regelt die eIDAS-Verordnung die QES, speziell in Artikel 25 Absatz 2. Dort heißt es wie folgt:

"Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift."

Mit der eIDAS-Verordnung wurde das zuvor uneinheitliche Signaturrecht der EU-Mitgliedsstaaten durch eine konsistente Regelung ersetzt. Dabei werden klare Standards festgelegt, die in der gesamten Europäischen Union die Gültigkeit und Rechtsverbindlichkeit der QES gewährleisten. Dadurch wird eine einheitliche und verlässliche Grundlage für die Anwendung und Anerkennung der QES geschaffen:

"Eine qualifizierte elektronische Signatur, die auf einem in einem Mitgliedstaat ausgestellten qualifizierten Zertifikat beruht, wird in allen anderen Mitgliedstaaten als qualifizierte elektronische Signatur anerkannt." (eIDAS Art. 25 Abs. 3)

Fazit

Qualifizierte elektronische Signaturen spielen eine immer wichtigere Rolle bei der Vertraulichkeit, rechtlicher Verbindlichkeit und Sicherung der Integrität von Dokumenten. Mit der eIDAS-Verordnung wurden klare Standards für elektronische Signaturen etabliert, wobei die QES das höchste Sicherheitsniveau darstellt.

Durch die Kombination aus einem qualifizierten Zertifikat, einem elektronischen Schlüsselpaar und einer eindeutigen Identifizierung des Unterzeichners bietet die QES ein hohes Maß an Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit, das mit einer händischen Unterschrift gleichgestellt ist.

Qualifizierte elektronische Signaturen ermöglichen nicht nur einen sicheren und rechtlich anerkannten Dokumentenaustausch, sondern tragen auch zu effizienteren und digitaleren Arbeitsprozessen in zahlreichen Branchen und Rechtsgebieten bei. Die Akzeptanz und Anwendung qualifizierter elektronischer Signaturen sind wichtig, um den digitalen Wandel zu fördern und sichere und vertrauenswürdige elektronische Transaktionen zu ermöglichen.

Mit der Integration von Skribbel bietet PXL Vision bereits die Möglichkeit zur einfachen elektronischen Signierung von Dokumenten. Unser Auto-Ident-Verfahren PXL Ident kann somit optional um das Modul der einfachen elektronischen Signatur erweitert werden, was beispielsweise das direkte Unterzeichnen von Verträgen im Verifikationsprozess vereinfacht. Wir bieten außerdem die qualifizierte elektronische Signatur, PXL eSign, an.

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