Digitale Unterschrift rechtsgültig: Was gilt wirklich?

Digitale Unterschrift rechtsgültig: Was gilt wirklich?

Digitale Unterschriften gehören inzwischen zum Geschäftsalltag. Ein PDF herunterladen, digital unterschreiben, zurücksenden, fertig. So geht es schnell, unkompliziert und papierlos. Doch trotz der praktischen Handhabung machen viele sich kaum über eine zentrale Frage Gedanken: Ist eine solche digitale Unterschrift auch rechtsgültig?

Auch wenn sich der Begriff „digitale Unterschrift“ im Sprachgebrauch durchgesetzt hat, ist juristisch entscheidend, ob es sich um eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur (kurz QES) handelt – denn davon hängt die Rechtswirkung ab. In diesem Artikel erklären wir die rechtlichen Rahmenbedingungen und zeigen Ihnen, in welchen Fällen eine digitale Unterschrift gültig ist – und wann nicht.

Rechtliche Grundlage in der EU, Deutschland, Österreich und der Schweiz

Die rechtlichen Anforderungen an digitale Signaturen sind europaweit durch die eIDAS-Verordnung geregelt. Sie legt den rechtlichen Rahmen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste fest. Nach Artikel 25 Absatz 2 eIDAS gilt: Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

In Deutschland wurde eIDAS zusätzlich durch das Vertrauensdienstegesetz (VDG) umgesetzt. Für Verträge, die der Schriftform unterliegen, ist eine QES gemäß § 126a BGB zulässig. Zudem regelt § 371a ZPO den Beweiswert einer QES im Zivilprozess: Ist die Echtheit nicht bestritten, wird vermutet, dass die Signatur authentisch ist.

Auch Österreich folgt der eIDAS-Verordnung. Die nationale Umsetzung erfolgt im Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG). Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind nahezu identisch mit denen der übrigen EU-Mitgliedstaaten. Weitere Informationen finden sich im österreichischen Rechtsinformationssystem RIS.

In der Schweiz gilt die eIDAS-Verordnung nicht unmittelbar, doch der dortige Gesetzgeber hat mit dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) ein eigenes Regelwerk etabliert, das in vielen Punkten vergleichbare Anforderungen stellt. Die ZertES-Gesetzgebung regelt die Anerkennung von qualifizierten elektronischen Signaturen und stellt ebenfalls sicher, dass digitale Unterschriften bei rechtlich relevanten Vorgängen anerkannt werden.

Wofür ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig – und wofür nicht?

Ob eine digitale Unterschrift rechtsgültig ist, hängt davon ab, welche rechtlichen Anforderungen an den jeweiligen Anwendungsfall gestellt werden. In vielen Fällen reicht eine einfache oder fortgeschrittene digitale Signatur aus, etwa für interne Freigaben oder einfache Geschäftsprozesse. Für bestimmte Dokumente mit Schriftformerfordernis reicht das jedoch nicht – hier ist eine handschriftliche, oder eben eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich.

Digitale Unterschrift ist rechtsgültig bei:

• Rechnungsfreigaben
• Angebote, Bestellungen
• interne Genehmigungsprozesse
• Personalunterlagen (z. B. Arbeitsverträge, wenn keine besondere Schriftform verlangt wird)
• Kundenvereinbarungen ohne gesetzliche Formerfordernisse

Digitale Unterschrift reicht nicht aus bei:

• Testamente (in Deutschland nach 2247 BGB handschriftlich erforderlich)
• Immobilien- und Grundstückskaufverträge ( 311b BGB – notarielle Beurkundung notwendig)
• Ehe- und Scheidungsverträge (besondere Beurkundungspflichten)
• In der Schweiz: Verträge mit öffentlicher Beurkundungspflicht laut Obligationenrecht (OR)
• In Österreich: Schriftformerfordernisse nach ABGB, die nicht durch digitale Form ersetzt werden dürfen
  

Was Unternehmen wissen sollten

Digitale Unterschriften erleichtern die Dokumentenverarbeitung erheblich – schnell, ortsunabhängig und effizient. Doch nicht jede digitale Signatur erfüllt automatisch die rechtlichen Anforderungen. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, sollte stets prüfen, welche Signaturart im jeweiligen Kontext erforderlich ist. So lässt sich nicht nur der Verwaltungsaufwand reduzieren, sondern auch die Rechtsverbindlichkeit dauerhaft gewährleisten.

Kommt man zu dem Schluss, dass eine handschriftliche Unterschrift erforderlich ist, kann man erwägen, diese auch digital umzusetzen: mit der QES. Diese ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und kann ebenfalls ortsunabhängig und in kurzer Zeit durchgeführt werden.